EMS 2027
Cancellation and Refund Policy
Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen
Organized by Maharashtra Germany Cultural Forum e.V.
This Cancellation and Refund Policy forms an integral part of the Terms and Conditions for the Event and should be read together with them. Terms defined in the Terms and Conditions have the same meaning here. Where this Policy conflicts with the Terms and Conditions on cancellations, refunds or ticket transfers, this Policy prevails.
No right of withdrawal. The Event is a leisure activity taking place on specific dates. Accordingly, and in line with section 312g(2) no. 9 of the German Civil Code (BGB), you have no statutory right of withdrawal (Widerrufsrecht) in respect of your ticket purchase. The arrangements set out in section 1 below are offered by us on a goodwill basis and go beyond what the law requires. Your mandatory rights where we change, postpone or cancel the Event, set out in sections 1.4, 2.4, 2.5 and 2.6, are unaffected.
1. Registration Cancellation Policy
1.1 Cancellation by an Attendee Due to Unforeseen Circumstances
Cancellation requests initiated by an attendee will be considered where genuine, unforeseen circumstances directly affect the attendee's ability to attend the Event.
Each request will be assessed individually on a case-by-case basis, taking into account the circumstances and the supporting documentation provided.
Approval of a cancellation request does not automatically entitle the attendee to a full refund. Where a refund is approved, the amount refunded will reflect the costs we have already irrevocably incurred in relation to the booking, including venue, catering, printing, event materials and administrative costs. On request, we will explain how the deducted amount has been calculated, and we will refund a higher amount if you show that the costs we have actually incurred or the amounts we have saved differ from that calculation.
Examples of qualifying circumstances include (without limitation):
Serious medical emergency or hospitalization of the attendee or an immediate family member.
Accident resulting in injury or incapacity.
Death of an immediate family member.
Natural disaster or other major emergency affecting travel or personal safety.
War, civil unrest, government-imposed travel restrictions, or official travel advisories.
Visa refusal or rejection preventing attendance (subject to proof of timely application).
Serious contagious illness diagnosed shortly before the event that reasonably prevents attendance.
These examples are illustrative only and do not limit the Forum's consideration of other exceptional circumstances.
Supporting Documentation
To be considered, upon request by the organizers, attendees must show/send appropriate supporting documentation, such as:
Medical certificate
Hospital records
Death certificate
Police report
Visa refusal letter
Government travel advisory
Other relevant documentary evidence
Supporting documentation must be shown/sent within 14 working days of the cancellation request.
The Forum may request additional information or supporting documents where reasonably necessary to assess the request.
Requests that do not satisfy the requirements of this section will be treated as voluntary cancellations under Section 1.2.
We will notify you of our decision in writing, together with our reasons. If you disagree with our decision, you may raise the matter under section 2.16.
Any sensitive documentation will not be retained by Maharashtra Germany Cultural forum e.V. It will be deleted as soon as the matter of refund/cancellations/transfer is resolved.
1.2 Voluntary Cancellation
Cancellation requests based on reasons unrelated to unforeseen circumstances—including but not limited to:
Change of mind
Personal scheduling conflicts
Work commitments
Financial reasons
Travel preference changes
General inability or unwillingness to attend
are not eligible for a refund.
Attendees may instead request a ticket transfer in accordance with Section 1.3.
1.3 Ticket Transfer
You may transfer your ticket to another individual by giving us written notice at least two (2) months before the Event, stating the name of the replacement attendee. We will give effect to a transfer request that meets the requirements of this section, and will refuse a transfer only where there is an objective reason to do so, such as where the replacement attendee does not meet the applicable ticket category requirements or where the transfer cannot reasonably be accommodated for operational reasons.
Ticket transfer is the primary alternative available to you where a refund is not available under section 1.1, and we encourage you to use it.
The following conditions apply to transfers:
we may limit transfers to one transfer per ticket;
we may charge a flat administrative fee of EUR [insert amount, e.g. 25] per transfer to cover the cost of processing it. You may show that our costs were lower, in which case we will charge the lower amount;
the replacement attendee must qualify for the same ticket category. A child ticket cannot be transferred to an adult, and an adult ticket cannot be transferred to a child, unless the applicable price difference is paid or refunded.
The original attendee remains responsible for ensuring that the replacement attendee receives all relevant Event information and accepts the Terms and Conditions, this Policy and the Privacy Policy. Once the transfer is confirmed by us, the replacement attendee becomes the ticket holder and the original attendee has no further claim in respect of the ticket.
1.4 Cancellation by the Organizer
Maharashtra Germany Cultural Forum e.V. may cancel the Event, in whole or in part, where this is reasonably necessary for operational, financial, legal, safety or other exceptional reasons.
If we cancel the Event before it takes place, we will refund the full Ticket price/fee actually paid to us, excluding any ticket platform service, booking or processing charges and any applicable non-refundable taxes or fees. If we cancel the Event after it has begun, we will refund a proportionate part of the fee reflecting the part of the Event not delivered.
Refunds under this section will be made using the original payment method, without undue delay and in any event within thirty (30) working days of our notice of cancellation, unless the original payment method is no longer available, in which case we will agree an alternative method with you.
This section does not limit any further statutory claims you may have.
2. Additional Terms
2.1 No-Show Policy
Attendees who fail to attend the event without an approved cancellation will not be entitled to any refund or ticket transfer.
2.2 Cancellation Deadline
Cancellation requests should be submitted as early as possible.
Cancellation requests under section 1.1 may be submitted at any time up to the start of the Event, including within the last two months, since the circumstances covered by that section frequently arise shortly before an event. Requests for a ticket transfer under section 1.3 must be submitted at least two (2) months before the Event.
2.3 Deductions from Refunds
Where we cancel or postpone the Event, or where the Event cannot take place, no deduction of any kind is made from your refund. Where a refund is approved under section 1.1, the amount retained is calculated as set out in that section, and we may in addition deduct:
a flat administrative fee of EUR [insert amount, e.g. 25];
non-refundable payment processing charges actually incurred and not recoverable by us.
You may show that our costs were lower than the amounts deducted, in which case we will refund the difference. We do not deduct currency conversion costs or charges applied by your own bank, which are outside our control and are addressed in section 2.11.
2.4 Changes to the Event
We may make changes to the Event where this is reasonable for you, taking account of our interests. Changes of the following kinds are reasonable and do not give rise to a right to cancel or to a refund:
the programmer;
schedule;
speakers;
performers;
the allocation of rooms or spaces within the venue, and seating allocation within the ticket category purchased;
event timing.
The following changes are material: a change to the dates of the Event; a change of venue to a location outside Bad Nauheim; and any change that alters the fundamental character of the Event. If we make a material change, we will notify you in writing without undue delay, and you may cancel your booking and receive a full refund of the Ticket price paid by giving us written notice within fourteen (14) days of our notification.
2.5 Event Postponement
If the Event is postponed rather than cancelled, your registration remains valid for the rescheduled Event and we will notify you of the new dates without undue delay.
You may instead cancel your booking and receive a full refund of the ticket price paid, without deduction, by giving us written notice within fourteen (14) days of our notification of the new dates.
2.6 Force Majeure
We are not liable for the cancellation, postponement or disruption of the Event caused by circumstances beyond our reasonable control, including:
natural disasters;
pandemics or epidemics;
government restrictions;
war;
terrorism;
civil unrest;
strikes;
venue closure;
transportation disruption;
utility failures;
cyber incidents affecting essential event systems; or
any other event beyond the reasonable control of the Forum.
Where such circumstances prevent the Event from taking place, our obligation to deliver the Event and your obligation to pay the price both ceases. We will refund the full Ticket price actually paid to us, excluding any ticket platform service, booking or processing charges and any applicable non-refundable taxes or fees. in accordance with section 1.4. We will not retain any part of the price on account of costs we have already incurred. Where reasonably possible we will offer a rescheduled date, in which case section 2.5 applies.
2.7 Group Bookings
Where registrations are made as part of a group booking, cancellation of one participant shall not automatically affect the remaining registrations.
Each registration will be assessed individually under this Policy.
2.8 Denial of Entry
The Forum reserves the right to refuse admission to or remove any attendee whose behaviour:
threatens safety;
disrupts the event;
violates applicable laws; or
breaches the Forum's Code of Conduct.
No refund shall be payable in such circumstances.
2.9 Duplicate Registrations
Duplicate registrations or duplicate payments made in error should be reported promptly by the attendee.
Verified duplicate payments will be refunded in full. No administrative fee or processing deduction is applied to a refund of a payment made in error.
2.10 Fraudulent Claims
Submission of false, misleading, altered, or fraudulent documentation in support of a cancellation or refund request may result in:
refusal of the request;
cancellation of the registration; and/or
exclusion from future events organised by the Forum.
2.11 Refund Currency
All refunds shall be processed in Euro (EUR).
The Forum is not responsible for exchange rate fluctuations, foreign bank charges, or currency conversion fees applied by financial institutions.
2.12 Method of Request
All cancellation, refund, and ticket transfer requests must be submitted in writing to:
Email: finance@ems2027.de
Requests made verbally, by telephone, or through social media will not be processed.
2.13 Processing Time
The Forum aims to acknowledge cancellation requests within seven (7) business days.
The time required to complete any approved refund may vary depending on payment providers and financial institutions.
2.14 Data Protection
Personal data and supporting documents submitted in connection with a cancellation, refund or transfer request are processed in accordance with our Privacy Policy and applicable data protection law. Supporting documents may contain data concerning health. We process such data on the basis of Article 9(2)(f) GDPR, access is restricted to the members of the organising committee responsible for finance and registration, and the documents are deleted within ninety (90) days after your request has been finally determined. Section 12b of the Privacy Policy sets this out in full.
2.15 Governing Law
This Cancellation and Refund Policy shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany.
Nothing in this Policy limits any mandatory rights that attendees may have under applicable law.
2.16 Complaints and Dispute Resolution
If you are dissatisfied with a decision made under this Policy, please write to finance@ems2027.de setting out your reasons. Your complaint will be reviewed by a member of the board who was not involved in the original decision, and we will respond in writing without undue delay.
We are neither obliged nor willing to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board (Verbraucherschlichtungsstelle) within the meaning of the German Act on Alternative Dispute Resolution in Consumer Matters (VSBG). Nothing in this Policy affects your right to bring proceedings before the competent courts, or your right as a consumer to bring proceedings in the courts of the Member State in which you are domiciled.
Veranstaltet vom Maharashtra Germany Cultural Forum e.V.
Diese Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen sind Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) für die Veranstaltung und sind gemeinsam mit diesen zu lesen. Begriffe, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen definiert sind, haben in diesen Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen dieselbe Bedeutung. Soweit diese Bedingungen hinsichtlich Stornierungen, Rückerstattungen oder Ticketübertragungen im Widerspruch zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen, gehen diese Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen vor.
Kein Widerrufsrecht. Bei der Veranstaltung handelt es sich um eine Freizeitveranstaltung, die zu bestimmten Terminen stattfindet. Gemäß § 312g Abs. 2 Nr. 9 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht daher hinsichtlich des Erwerbs Ihres Tickets kein gesetzliches Widerrufsrecht. Die in Ziffer 1 nachstehend vorgesehenen Regelungen werden von uns aus Kulanz angeboten und gehen über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Ihre zwingenden gesetzlichen Rechte für den Fall, dass wir die Veranstaltung ändern, verschieben oder absagen, wie in den Ziffern 1.4, 2.4, 2.5 und 2.6 geregelt, bleiben hiervon unberührt.
1. Stornierungsbedingungen für Registrierungen
1.1 Stornierung durch einen Teilnehmer aufgrund unvorhergesehener Umstände
Von einem Teilnehmer veranlasste Stornierungsanträge werden berücksichtigt, wenn tatsächliche und unvorhergesehene Umstände die Möglichkeit des Teilnehmers, an der Veranstaltung teilzunehmen, unmittelbar beeinträchtigen.
Jeder Antrag wird unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände und der vorgelegten Nachweise individuell im Einzelfall geprüft.
Die Genehmigung eines Stornierungsantrags begründet nicht automatisch einen Anspruch auf vollständige Rückerstattung. Wird eine Rückerstattung genehmigt, richtet sich die Höhe des zurückzuerstattenden Betrags nach den Kosten, die uns im Zusammenhang mit der betreffenden Buchung bereits unwiderruflich entstanden sind, insbesondere Kosten für Veranstaltungsort, Catering, Druck, Veranstaltungsmaterialien und Verwaltung. Auf Verlangen erläutern wir Ihnen die Berechnung des einbehaltenen Betrags. Weisen Sie nach, dass die uns tatsächlich entstandenen Kosten geringer sind oder dass wir höhere Aufwendungen erspart haben als bei der Berechnung berücksichtigt, wird der Rückerstattungsbetrag entsprechend angepasst.
Beispiele für berücksichtigungsfähige Umstände sind insbesondere, jedoch nicht abschließend:
Schwerwiegender medizinischer Notfall oder Krankenhausaufenthalt des Teilnehmers oder eines unmittelbaren Familienangehörigen.
Unfall, der zu einer Verletzung oder Teilnahmeunfähigkeit führt.
Tod eines unmittelbaren Familienangehörigen.
Naturkatastrophe oder sonstiger schwerwiegender Notfall, der die Reise oder die persönliche Sicherheit beeinträchtigt.
Krieg, innere Unruhen, behördlich angeordnete Reisebeschränkungen oder offizielle Reisewarnungen.
Ablehnung oder Versagung eines Visums, die eine Teilnahme verhindert, sofern die rechtzeitige Antragstellung nachgewiesen wird.
Kurz vor der Veranstaltung diagnostizierte schwerwiegende ansteckende Erkrankung, aufgrund derer eine Teilnahme vernünftigerweise nicht möglich ist.
Diese Beispiele dienen lediglich der Veranschaulichung und beschränken die Prüfung sonstiger außergewöhnlicher Umstände durch das Forum nicht.
Nachweise
Damit ein Antrag berücksichtigt werden kann, müssen Teilnehmer auf Verlangen des Veranstalters geeignete Nachweise vorlegen bzw. übermitteln, beispielsweise:
Ärztliches Attest
Krankenhausunterlagen
Sterbeurkunde
Polizeilicher Bericht
Bescheid über die Ablehnung eines Visums
Behördliche Reisewarnung
Sonstige geeignete Nachweise
Die entsprechenden Nachweise müssen innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Einreichung des Stornierungsantrags vorgelegt bzw. übermittelt werden.
Das Forum kann zusätzliche Informationen oder Nachweise anfordern, soweit dies für die Prüfung des Antrags vernünftigerweise erforderlich ist.
Anträge, die die Voraussetzungen dieser Ziffer nicht erfüllen, werden als freiwillige Stornierungen gemäß Ziffer 1.2 behandelt.
Wir teilen Ihnen unsere Entscheidung einschließlich der maßgeblichen Gründe schriftlich mit. Sollten Sie mit unserer Entscheidung nicht einverstanden sein, können Sie die Angelegenheit gemäß Ziffer 2.16 zur Überprüfung vorlegen.
Sensible Unterlagen werden vom Maharashtra Germany Cultural Forum e.V. nicht länger als erforderlich aufbewahrt. Sie werden unverzüglich gelöscht, sobald die Bearbeitung des betreffenden Antrags auf Rückerstattung, Stornierung oder Ticketübertragung abgeschlossen ist und keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige rechtliche Grundlage für eine weitere Aufbewahrung besteht.
1.2 Freiwillige Stornierung
Stornierungsanträge aus Gründen, die nicht auf unvorhergesehenen Umständen beruhen, insbesondere:
Meinungsänderung bzw. nachträgliche Entscheidung gegen die Teilnahme
Persönliche Terminkonflikte
Berufliche Verpflichtungen
Finanzielle Gründe
Änderungen persönlicher Reisepläne oder Reisepräferenzen
Allgemeine Unmöglichkeit oder fehlende Bereitschaft zur Teilnahme
begründen keinen Anspruch auf Rückerstattung.
Teilnehmer können stattdessen eine Ticketübertragung gemäß Ziffer 1.3 beantragen.
1.3 Ticketübertragung
Sie können Ihr Ticket auf eine andere Person übertragen, indem Sie uns spätestens zwei (2) Monate vor der Veranstaltung schriftlich unter Angabe des Namens des Ersatzteilnehmers informieren.
Wir werden einem Übertragungsantrag, der die Voraussetzungen dieser Ziffer erfüllt, entsprechen. Eine Übertragung wird nur bei Vorliegen eines sachlichen Grundes abgelehnt, beispielsweise wenn der Ersatzteilnehmer die Voraussetzungen der jeweiligen Ticketkategorie nicht erfüllt oder die Übertragung aus betrieblichen Gründen vernünftigerweise nicht durchgeführt werden kann.
Die Ticketübertragung stellt die vorrangige Alternative dar, wenn eine Rückerstattung gemäß Ziffer 1.1 nicht möglich ist. Wir empfehlen Ihnen daher, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen.
Für Ticketübertragungen gelten folgende Bedingungen:
Wir können die Anzahl der Übertragungen auf eine Übertragung pro Ticket beschränken;
wir können für jede Übertragung eine pauschale Verwaltungsgebühr in Höhe von EUR [Betrag einfügen, z. B. 25] zur Deckung der Bearbeitungskosten erheben. Sie können nachweisen, dass die uns entstandenen Kosten geringer waren; in diesem Fall wird lediglich der entsprechend geringere Betrag erhoben;
der Ersatzteilnehmer muss die Voraussetzungen derselben Ticketkategorie erfüllen. Ein Kinderticket kann nicht auf einen Erwachsenen und ein Erwachsenenticket nicht auf ein Kind übertragen werden, es sei denn, eine gegebenenfalls bestehende Preisdifferenz wird entsprechend gezahlt bzw. erstattet.
Der ursprüngliche Teilnehmer ist dafür verantwortlich, dass der Ersatzteilnehmer sämtliche relevanten Informationen zur Veranstaltung erhält und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, diese Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen sowie die Datenschutzerklärung akzeptiert.
Sobald die Übertragung von uns bestätigt wurde, wird der Ersatzteilnehmer zum Ticketinhaber. Der ursprüngliche Teilnehmer hat anschließend keine weiteren Ansprüche in Bezug auf das Ticket.
1.4 Absage durch den Veranstalter
Der Maharashtra Germany Cultural Forum e.V. ist berechtigt, die Veranstaltung ganz oder teilweise abzusagen, soweit dies aus betrieblichen, finanziellen, rechtlichen, sicherheitsbezogenen oder sonstigen außergewöhnlichen Gründen vernünftigerweise erforderlich ist.
Sagen wir die Veranstaltung vor ihrem Beginn ab, erstatten wir den tatsächlich an uns gezahlten vollständigen Ticketpreis bzw. die tatsächlich an uns gezahlte Teilnahmegebühr zurück, ausgenommen etwaige Service-, Buchungs- oder Bearbeitungsgebühren der Ticketplattform sowie gegebenenfalls nicht erstattungsfähige Steuern oder Gebühren.
Sagen wir die Veranstaltung nach ihrem Beginn teilweise ab, erstatten wir einen angemessenen Anteil der Teilnahmegebühr entsprechend dem Teil der Veranstaltung, der nicht erbracht wurde.
Rückerstattungen gemäß dieser Ziffer erfolgen über die ursprünglich verwendete Zahlungsmethode, unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von dreißig (30) Arbeitstagen nach unserer Mitteilung über die Absage. Ist die ursprünglich verwendete Zahlungsmethode nicht mehr verfügbar, vereinbaren wir mit Ihnen eine alternative Zahlungsmethode für die Rückerstattung.
Diese Ziffer beschränkt keine weitergehenden gesetzlichen Ansprüche, die Ihnen gegebenenfalls zustehen.
2. Ergänzende Bestimmungen
2.1 Nichterscheinen (No-Show)
Teilnehmer, die ohne genehmigte Stornierung nicht an der Veranstaltung teilnehmen, haben keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Ticketübertragung.
2.2 Stornierungsfrist
Stornierungsanträge sollten so früh wie möglich eingereicht werden.
Stornierungsanträge gemäß Ziffer 1.1 können jederzeit bis zum Beginn der Veranstaltung gestellt werden, einschließlich innerhalb der letzten zwei Monate vor der Veranstaltung, da die von dieser Ziffer erfassten Umstände häufig erst kurzfristig vor einer Veranstaltung eintreten.
Anträge auf Ticketübertragung gemäß Ziffer 1.3 müssen mindestens zwei (2) Monate vor der Veranstaltung eingereicht werden.
2.3 Abzüge bei Rückerstattungen
Sagen wir die Veranstaltung ab oder verschieben wir sie oder kann die Veranstaltung nicht stattfinden, werden von Ihrer Rückerstattung keine Abzüge vorgenommen.
Wird eine Rückerstattung gemäß Ziffer 1.1 genehmigt, berechnet sich der einbehaltene Betrag nach Maßgabe der dort genannten Regelungen. Darüber hinaus können wir folgende Beträge abziehen:
eine pauschale Verwaltungsgebühr in Höhe von EUR [Betrag einfügen, z. B. 25];
tatsächlich angefallene und von uns nicht zurückforderbare Zahlungsabwicklungsgebühren.
Sie können nachweisen, dass die uns entstandenen Kosten geringer waren als die abgezogenen Beträge. In diesem Fall erstatten wir Ihnen die Differenz.
Kosten für Währungsumrechnungen oder Gebühren Ihrer eigenen Bank werden von uns nicht abgezogen. Diese liegen außerhalb unseres Einflussbereichs und werden in Ziffer 2.11 geregelt.
2.4 Änderungen der Veranstaltung
Wir können Änderungen an der Veranstaltung vornehmen, soweit diese Ihnen unter Berücksichtigung unserer Interessen zumutbar sind.
Änderungen folgender Art gelten als zumutbar und begründen keinen Anspruch auf Stornierung oder Rückerstattung:
Programm;
Zeitplan;
Redner;
Künstler bzw. Mitwirkende;
Zuweisung von Räumen oder Flächen innerhalb des Veranstaltungsortes sowie die Sitzplatzzuweisung innerhalb der erworbenen Ticketkategorie;
Veranstaltungszeiten.
Als wesentliche Änderungen gelten: eine Änderung der Veranstaltungstermine; eine Verlegung des Veranstaltungsortes an einen Ort außerhalb von Bad Nauheim; sowie jede Änderung, die den grundlegenden Charakter der Veranstaltung verändert.
Nehmen wir eine wesentliche Änderung vor, werden wir Sie unverzüglich schriftlich darüber informieren. Sie können Ihre Buchung durch schriftliche Mitteilung innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Zugang unserer Mitteilung stornieren und erhalten den vollständig gezahlten Ticketpreis zurück.
2.5 Verschiebung der Veranstaltung
Wird die Veranstaltung verschoben und nicht abgesagt, bleibt Ihre Registrierung für den Ersatztermin gültig. Wir werden Sie unverzüglich über die neuen Veranstaltungstermine informieren.
Sie können Ihre Buchung stattdessen durch schriftliche Mitteilung innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Zugang unserer Mitteilung über die neuen Termine stornieren und erhalten den vollständig gezahlten ticketPreis ohne Abzüge zurück.
2.6 Höhere Gewalt
Wir haften nicht für eine Absage, Verschiebung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung, die durch Umstände verursacht wird, die außerhalb unseres zumutbaren Einflussbereichs liegen, insbesondere:
Naturkatastrophen;
Pandemien oder Epidemien;
behördliche Beschränkungen;
Krieg;
Terrorismus;
innere Unruhen;
Streiks;
Schließung des Veranstaltungsortes;
Störungen des Verkehrswesens;
Ausfall von Versorgungsleistungen;
Cybervorfälle, die wesentliche Veranstaltungssysteme beeinträchtigen; oder
sonstige Ereignisse, die außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs des Forums liegen.
Verhindern solche Umstände die Durchführung der Veranstaltung, entfallen sowohl unsere Verpflichtung zur Durchführung der Veranstaltung als auch Ihre Verpflichtung zur Zahlung des Preises.
Wir erstatten den tatsächlich an uns gezahlten vollständigen Ticketpreis gemäß Ziffer 1.4 zurück, ausgenommen etwaige Service-, Buchungs- oder Bearbeitungsgebühren der Ticketplattform sowie gegebenenfalls nicht erstattungsfähige Steuern oder Gebühren.
Wir behalten keinen Teil des Ticketpreises aufgrund von Kosten ein, die uns bereits entstanden sind.
Soweit dies vernünftigerweise möglich ist, bieten wir einen Ersatztermin an. In diesem Fall gilt Ziffer 2.5.
2.7 Gruppenbuchungen
Werden Registrierungen im Rahmen einer Gruppenbuchung vorgenommen, berührt die Stornierung durch einen einzelnen Teilnehmer die übrigen Registrierungen nicht automatisch.
Jede Registrierung wird nach Maßgabe dieser Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen individuell geprüft.
2.8 Zutrittsverweigerung
Das Forum behält sich das Recht vor, einem Teilnehmer den Zutritt zu verweigern oder ihn von der Veranstaltung auszuschließen, wenn dessen Verhalten:
die Sicherheit gefährdet;
den Ablauf der Veranstaltung stört;
gegen geltendes Recht verstößt; oder
gegen den Verhaltenskodex des Forums verstößt.
In diesen Fällen besteht kein Anspruch auf Rückerstattung.
2.9 Doppelregistrierungen
Versehentlich vorgenommene Doppelregistrierungen oder Doppelzahlungen sind vom Teilnehmer unverzüglich zu melden.
Nachweislich irrtümlich erfolgte Doppelzahlungen werden vollständig zurückerstattet. Bei der Rückerstattung einer irrtümlich erfolgten Zahlung werden weder Verwaltungsgebühren noch Bearbeitungsgebühren abgezogen.
2.10 Betrügerische Anträge
Die Vorlage falscher, irreführender, veränderter oder betrügerischer Unterlagen zur Begründung eines Stornierungs- oder Rückerstattungsantrags kann insbesondere folgende Maßnahmen zur Folge haben:
Ablehnung des Antrags;
Stornierung der Registrierung; und/oder
Ausschluss von zukünftigen, vom Forum organisierten Veranstaltungen.
2.11 Währung der Rückerstattung
Sämtliche Rückerstattungen werden in Euro (EUR) vorgenommen.
Das Forum haftet nicht für Wechselkursschwankungen, Gebühren ausländischer Banken oder von Finanzinstituten erhobene Währungsumrechnungsgebühren.
2.12 Form der Antragstellung
Sämtliche Anträge auf Stornierung, Rückerstattung oder Ticketübertragung sind schriftlich an folgende Adresse zu richten:
E-Mail: finance@ems2027.de
Mündlich, telefonisch oder über soziale Medien gestellte Anträge werden nicht bearbeitet.
2.13 Bearbeitungszeit
Das Forum ist bestrebt, den Eingang eines Stornierungsantrags innerhalb von sieben (7) Arbeitstagen zu bestätigen.
Die Dauer der Durchführung einer genehmigten Rückerstattung kann je nach Zahlungsdienstleister und beteiligtem Finanzinstitut variieren.
2.14 Datenschutz
Personenbezogene Daten und Nachweise, die im Zusammenhang mit einem Antrag auf Stornierung, Rückerstattung oder Ticketübertragung eingereicht werden, werden gemäß unserer Datenschutzerklärung und den anwendbaren Datenschutzvorschriften verarbeitet.
Die vorgelegten Nachweise können Gesundheitsdaten enthalten. Solche Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO. Der Zugriff ist auf diejenigen Mitglieder des Organisationskomitees beschränkt, die für Finanzen und Registrierung zuständig sind.
Die betreffenden Unterlagen werden innerhalb von neunzig (90) Tagen nach endgültiger Entscheidung über Ihren Antrag gelöscht.
Weitere Einzelheiten hierzu sind in Ziffer 12b unserer Datenschutzerklärung geregelt.
2.15 Anwendbares Recht
Diese Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Zwingende Rechte, die Teilnehmern nach dem jeweils anwendbaren Recht zustehen, werden durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt.
2.16 Beschwerden und Streitbeilegung
Sind Sie mit einer nach Maßgabe dieser Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen getroffenen Entscheidung nicht einverstanden, richten Sie Ihre Beschwerde bitte unter Angabe der Gründe schriftlich an finance@ems2027.de.
Ihre Beschwerde wird von einem Vorstandsmitglied geprüft, das an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war. Wir werden Ihnen unsere Entscheidung unverzüglich schriftlich mitteilen.
Wir sind weder verpflichtet noch bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes (VSBG) teilzunehmen.
Ihre Rechte, den Rechtsweg zu den zuständigen Gerichten zu beschreiten oder als Verbraucher ein zuständiges Gericht in dem Mitgliedstaat anzurufen, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben, bleiben durch diese Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen unberührt.